Präambel

Der TC Blau Weiß Klein-Winternheim 1977 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (wie z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird ein Datensatz in der Vereinsverwaltung angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Titel, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, , Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.  
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, damit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen können.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos bei öffentlichen, sowie vom Verein organisierten Veranstaltungen und typischen Vereinstätigkeiten dient der Dokumentation und damit der Außendarstellung des Vereins. Einzelaufnahmen, die keinen Zusammenhang mit der veröffentlichten Veranstaltung bzw. Tätigkeit erkennen lassen, sowie außerhalb der vorgenannten Gelegenheiten gemachten Fotos und Videos werden ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen veröffentlicht.
2. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem geschäftsführenden Vorstand zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der geschäftsführende Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

Post: TC Blau-Weiß Klein-Winternheim 1977 e. V. Geschäftsführender Vorstand,
Postfach 13 27 in 55270 Klein-Winternheim

E-Mail: info@tc-klein-winternheim.de

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern im Verein (z.B. Sport u. Jugendwart) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Vorstände im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Sport- u. Jugendwart), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter 

Da beim TC Blau-Weiß Klein-Winternheim 1977 e. V. weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nicht erforderlich.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 

1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem geschäftsführenden Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich von dort vorgenommen werden.
2. Der geschäftsführende Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Instagram u. ä.) der ausdrücklichen Genehmigung des geschäftsführenden Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der geschäftsführende Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des geschäftsführenden Vorstandes kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Die Vorstandsmitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. 
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten 

Diese Datenschutzordnung tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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